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12/04/2021

Plusieurs Ordres et Carpa d’Occitanie envisagent une mutualisation sur un accompagnement à la mise en conformité RGPD.
Une mise en concurrence est ainsi lancée sur un périmètre d’intervention qui devra être chiffré et déterminé dans le temps. Il sera demandé un devis modulable et dégressif en fonction du nombre d’Ordres et CARPA (de 1 à 5 Ordres et CARPA) en distinguant bien les deux entités.

Mise en conformité :

1- Analyse et documentation des activités de traitement de données personnelles de l'Ordre et de la CARPA

2- Accompagnement à la rédaction du registre des traitements : Auditer et cartographier les activités de traitements réalisés par l’Ordre et la CARPA et mettre en place le registre, conformément à l’Article 30 du RGPD (remise sous format Excel des registres)

3- Détermination d’un plan d’action : Identifier les risques de non-conformité principaux et les mesures nécessaires pour les appréhender. Détailler exhaustivement ces éléments au sein d’un plan d’action

4- Elaboration de livrables documentaires de conformité, y compris, notamment :

a. Documents d’information des personnes concernées, conformément aux articles 13 et 14 du RGPD,
b. Documentation contractuelle régissant les flux de données à caractère personnel entre l’Ordre et ses partenaires (sous-traitant, responsables conjointes, etc.), ainsi que la CARPA et ses partenaires,
c. Recommandations et documentation nécessaire pour encadrer les éventuels transferts de données à caractère personnel en dehors de l’UE,
d. Mentions d’information et recommandations relatives au site Internet et plateformes en ligne de l’Ordre.

Nous vous remercions de détailler exhaustivement l’ensemble des éléments documentaires qui seront délivrés.

En option : Une plateforme en ligne évolutive et intuitive, notamment pour le registre de traitement et les exercices des droits RGPD pourra être proposée (incluant une formation pour le responsable de traitement).

Une sensibilisation du personnel de l’Ordre et de la CARPA devra également être envisagée (notamment sur la réglementation et les bonnes pratiques)

Modalités
Devront également figurer :

  • Les conditions générales
  • Les délais d’accomplissement de la mission de mise en conformité

Délai
Les retours devront être transmis à l’Ordre par courriel à ordre@ordre-avocats-toulouse.fr et ce avant le 26.04.2021 afin d’être étudiés lors d’un prochain Conseil de l’Ordre.

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